Version 1.1 — août 2026
1. Éditeur de la plateforme
Sankofa OS est exploité par :
Sankofa Group SRL Numéro d'entreprise (BCE) : 1041.022.707 Numéro de TVA : BE1041022707 Siège social : Rue Séraphin 16 — 5060 Sambreville — Belgique Site : sankofagroup.be Courriel général : privacy@sankofagroup.be Protection des données : privacy@sankofagroup.be
Ci-après : « Sankofa ».
2. À quoi sert Sankofa OS ?
Sankofa OS est une plateforme de gestion permettant notamment de relier : producteurs, parcelles, offres, collectes, lots, stocks, transformations, produits, clients, commandes, livraisons, factures et paiements.
Le café constitue la première filière utilisée par la plateforme, mais Sankofa OS peut également accueillir d'autres produits et filières.
La plateforme comprend notamment :
- des espaces Producteurs ;
- des espaces Relais / Collecteurs ;
- des espaces Torréfacteurs / Transformateurs ;
- des espaces Fournisseurs et partenaires ;
- un espace Client professionnel ;
- Le Comptoir ;
- des interfaces administratives Sankofa.
3. Principe général
Sankofa OS est conçu pour permettre à chaque utilisateur de déclarer les événements correspondant à son activité. Par exemple : un Producteur déclare qu'il dispose de café ; un Relais confirme une réception ; un Torréfacteur déclare une transformation ; un Client confirme une commande.
Sankofa OS peut ensuite générer automatiquement certaines conséquences techniques : mouvements de stock, création de lots, mise à jour des statuts, documents, notifications ou calculs.
L'utilisateur reste responsable de l'exactitude des informations qu'il est personnellement chargé de déclarer.
4. Acceptation des CGU
La création ou l'utilisation d'un compte Sankofa OS implique l'acceptation des présentes CGU. L'utilisateur doit pouvoir consulter les CGU avant leur acceptation.
Sankofa conserve :
- la version acceptée ;
- la date ;
- le compte concerné ;
- la preuve technique de l'acceptation.
L'acceptation des CGU ne vaut pas consentement aux cookies non nécessaires, à la publicité ou à tout autre traitement nécessitant un consentement distinct.
5. Création du compte
Un compte doit correspondre à une personne identifiable ou à un utilisateur autorisé d'une organisation identifiable.
Selon le profil, Sankofa peut demander notamment : nom, prénom, organisation, téléphone, courriel, adresse, rôle, documents professionnels, et les données nécessaires à la relation commerciale.
Certaines informations peuvent nécessiter une vérification avant activation complète du compte.
6. Vérification du téléphone
Sankofa peut vérifier un numéro de téléphone au moyen d'un code à usage unique transmis par SMS.
La réussite de cette vérification signifie uniquement que le numéro de téléphone a été contrôlé au moment de la vérification.
Elle ne signifie pas automatiquement que :
- l'identité du Producteur est entièrement certifiée ;
- une parcelle est vérifiée ;
- un utilisateur est agréé ;
- une certification commerciale ou réglementaire a été obtenue.
Ces validations constituent des procédures distinctes.
7. Sécurité du compte
Chaque utilisateur doit protéger ses identifiants. Il est interdit de :
- partager volontairement son mot de passe avec une personne non autorisée ;
- utiliser le compte d'un autre utilisateur ;
- contourner une restriction d'accès ;
- tenter d'accéder aux données d'une autre organisation ;
- modifier artificiellement une URL ou une requête pour consulter une ressource interdite.
En cas de doute sur la sécurité d'un compte, Sankofa peut demander une nouvelle authentification, suspendre temporairement l'accès ou imposer une modification des identifiants.
8. Compte Producteur
Le compte Producteur permet notamment de gérer ses informations, enregistrer ses parcelles, déclarer sa production disponible, suivre les collectes, suivre les quantités annoncées, réceptionnées et acceptées, consulter ses ventes, suivre ses paiements, consulter ses documents et suivre, lorsque disponible, la traçabilité de son café.
Le Producteur doit fournir des informations aussi exactes que possible. Une quantité annoncée reste une estimation tant qu'elle n'a pas été réellement pesée.
9. Parcelles et géolocalisation
Une parcelle peut contenir notamment : localisation administrative, coordonnées géographiques, polygone géographique, superficie, espèce, variété, mode de culture, informations agronomiques utiles, photographies et statut de vérification.
La géolocalisation est utilisée notamment pour identifier l'origine, assurer la traçabilité, éviter les confusions entre parcelles, satisfaire lorsque cela s'applique des exigences réglementaires ou contractuelles, et valoriser de manière fiable l'origine du produit.
Protection particulière de la localisation. Les coordonnées GPS précises d'une parcelle ne sont pas destinées à être automatiquement rendues publiques. Une présentation publique pourra par exemple afficher « Bandeng · Mifi · Ouest Cameroun » sans révéler les coordonnées exactes permettant d'identifier précisément la parcelle ou le domicile d'une personne.
10. Parcelle saisie par un Relais
Un Relais autorisé peut aider un Producteur à créer ou compléter sa parcelle. Sankofa OS conserve alors clairement que la parcelle relève du dossier du Producteur, et que l'information a été saisie par le Relais, à telle date.
Le Relais ne doit jamais être présenté comme le Producteur simplement parce qu'il a effectué la saisie.
11. Compte Relais / Collecteur
Le Relais peut notamment consulter les Producteurs relevant de son périmètre, organiser des collectes, effectuer des relances, réceptionner des produits, enregistrer des données réellement observées, gérer les opérations relevant des Centres Relais auxquels il est affecté, consulter ses propres commissions et organiser certains transferts lorsqu'il y est autorisé.
Le Relais ne peut pas, sauf autorisation expresse :
- modifier librement le prix payé au Producteur ;
- déclarer arbitrairement un Producteur comme payé ;
- modifier sa propre commission ;
- consulter les commissions des autres Relais ;
- consulter des Producteurs hors de son périmètre.
12. Centre Relais
Un Centre Relais représente un lieu physique. Il est distinct du Relais lui-même : un Relais ou une organisation peut gérer plusieurs Centres Relais.
Les stocks présents dans un Centre Relais peuvent rester la propriété de Sankofa ou d'un autre acteur selon l'opération concernée. Le fait qu'un produit soit physiquement détenu par un Relais ne signifie donc pas nécessairement que celui-ci en est propriétaire.
13. Compte Torréfacteur / Transformateur
Le Torréfacteur peut consulter uniquement les lots et opérations qui lui ont été confiés ou auxquels il est autorisé à accéder. Il peut notamment confirmer une réception, déclarer une différence de poids, enregistrer les quantités utilisées et obtenues, enregistrer les pertes, déclarer la transformation terminée et consulter les documents nécessaires.
Il doit enregistrer les quantités réellement constatées. Il ne doit pas modifier artificiellement les données initiales pour masquer un écart.
14. Compte Fournisseur ou partenaire
Les Fournisseurs et partenaires ne peuvent accéder qu'aux informations nécessaires à leur propre relation avec Sankofa. Ils peuvent, selon leur rôle, consulter des commandes, suivre des statuts, transmettre des documents, confirmer certaines opérations et consulter leur historique.
L'accès aux données commerciales des autres partenaires est interdit.
15. Compte Client professionnel
Le Client professionnel peut notamment consulter Le Comptoir et les produits auxquels il a accès, ajouter des produits au panier, passer une commande, consulter ses commandes, suivre ses livraisons, consulter ses documents et ses factures, et gérer les informations autorisées de son entreprise.
Le Comptoir n'implique pas nécessairement un paiement en ligne. Une commande peut être confirmée puis facturée et payée selon les conditions commerciales convenues.
Les ventes restent soumises aux Conditions générales de vente et, lorsqu'il existe, au contrat particulier conclu entre Sankofa et le Client.
16. Utilisateurs administrateurs
Les utilisateurs internes disposant de droits administratifs bénéficient d'un accès plus large uniquement dans la mesure nécessaire à leur mission. Ces accès doivent être utilisés à des fins professionnelles.
Un administrateur ne peut pas consulter une donnée personnelle « par curiosité ».
Les opérations sensibles peuvent être journalisées, notamment : consultation, modification, validation, paiement, correction de stock, changement de permission et téléchargement de documents.
17. Permissions et périmètre
Sankofa OS applique le principe rôle + permission + périmètre de données. Deux utilisateurs possédant le même type de compte peuvent donc ne pas avoir accès aux mêmes informations.
Par exemple : un Torréfacteur peut voir ses lots, sans pouvoir voir les lots confiés à un concurrent.
18. Traçabilité
Sankofa OS peut conserver une chaîne reliant notamment parcelle, production, collecte, lot, transport, transformation, conditionnement et produit fini.
Ces données peuvent être conservées lorsqu'elles sont nécessaires à la traçabilité, à la sécurité alimentaire, à la preuve commerciale, aux obligations légales, ou à la défense des droits de Sankofa ou de ses partenaires.
Une information historique ne doit pas être supprimée simplement pour faire disparaître une erreur. Lorsque cela est possible, la correction doit conserver l'ancienne valeur, la nouvelle valeur, l'auteur, la date et le motif.
19. QR codes
Sankofa OS peut associer un QR code à une parcelle, un sac, un lot, un transfert, une transformation, un produit fini ou un document.
Le contenu affiché après lecture d'un QR dépend des droits de l'utilisateur. Un QR public ne doit pas donner automatiquement accès aux données internes.
20. Certifications et informations commerciales
Aucune mention, pictogramme ou description ne doit laisser croire qu'un produit bénéficie d'une certification officielle si cette certification n'a pas réellement été obtenue ou vérifiée.
La même règle s'applique notamment aux mentions relatives à l'agroforesterie, à l'origine, à une certification environnementale, au commerce équitable certifié, à la qualité et au café de spécialité.
Une information commerciale doit pouvoir être rattachée à une donnée ou à une preuve identifiable lorsqu'une telle preuve est nécessaire.
21. Données personnelles — responsable du traitement
Pour les traitements qu'elle détermine, Sankofa Group SRL agit comme responsable du traitement au sens du RGPD. Certains prestataires techniques peuvent agir comme sous-traitants.
Dans certaines opérations particulières, une autre organisation peut également agir comme responsable indépendant ou conjoint. Ces situations doivent être précisées lorsque nécessaire dans la Politique de confidentialité ou dans le contrat concerné.
22. Données susceptibles d'être traitées
Identité : nom, prénom, photographie, organisation, fonction.
Coordonnées : téléphone, courriel, adresse.
Données agricoles : parcelle, localisation, coordonnées GPS, superficie, cultures, productions, photographies.
Données commerciales : offres, commandes, ventes, prix, livraisons, factures.
Données financières : moyens de paiement, références de transaction, paiements, commissions.
Données opérationnelles : lots, stocks, transformations, poids, mouvements, documents.
Données techniques : date et heure de connexion, adresse IP, journaux de sécurité, appareil ou navigateur, événements nécessaires au fonctionnement ou à la sécurité.
23. Pourquoi ces données sont utilisées
Les données peuvent notamment servir à créer et sécuriser les comptes, gérer les relations professionnelles, gérer les parcelles et origines, organiser les collectes, gérer les stocks, assurer la traçabilité, gérer les transformations, gérer les commandes et livraisons, établir les documents et factures, effectuer et justifier les paiements, prévenir la fraude, assurer la sécurité, répondre aux demandes d'assistance et respecter les obligations légales.
24. Bases juridiques
Selon la situation, Sankofa peut traiter des données parce que :
Le traitement est nécessaire au contrat — par exemple gérer une commande ou la relation avec un Producteur.
Une obligation légale l'impose — par exemple certaines obligations comptables, fiscales, réglementaires ou de traçabilité.
Sankofa poursuit un intérêt légitime — par exemple la sécurité, la protection contre la fraude, la journalisation nécessaire, l'organisation et l'amélioration raisonnable du service. Dans ce cas, cet intérêt doit être mis en balance avec les droits des personnes.
La personne a donné son consentement — cela concerne uniquement les traitements pour lesquels le consentement constitue effectivement la bonne base juridique, par exemple certains cookies, certaines communications facultatives ou certains usages optionnels.
Le RGPD prévoit plusieurs bases juridiques différentes ; le consentement n'est donc pas nécessairement la base correcte pour chaque traitement.
25. Minimisation
Sankofa ne doit demander que les données réellement utiles. Avant l'ajout d'un nouveau champ, il faut pouvoir répondre : pourquoi cette information est-elle nécessaire ? Qui l'utilise ? Existe-t-elle déjà ? Peut-elle être calculée ?
Une information connue ne doit pas être inutilement demandée une seconde fois.
26. Accès aux données
Les données ne sont accessibles qu'aux personnes ou organisations qui en ont besoin. Selon la situation : personnel Sankofa autorisé, Producteur concerné, Relais affecté, Torréfacteur concerné, Client concerné, fournisseur concerné, prestataire technique autorisé, autorité légalement compétente.
27. Prestataires techniques
Sankofa peut recourir à des prestataires pour notamment l'hébergement, les courriels, les SMS, la cartographie, les sauvegardes, la sécurité, la génération ou le stockage de documents et l'assistance technique.
Lorsque ces prestataires traitent des données pour Sankofa, les relations doivent être encadrées conformément au RGPD lorsque celui-ci s'applique.
28. Transferts internationaux
Lorsque des données sont transférées en dehors de l'Espace économique européen dans une situation soumise au RGPD, Sankofa doit vérifier qu'un mécanisme juridique approprié existe lorsqu'il est requis.
La Politique de confidentialité précisera, lorsque cela s'applique : pays concernés, prestataires concernés et garanties utilisées.
29. Durée de conservation
Les données ne doivent pas être conservées indéfiniment sans raison. Les durées dépendent notamment de la durée de la relation, des obligations comptables ou fiscales, des obligations de traçabilité, des délais de contestation, de la sécurité et de la nature du document.
Une politique de conservation doit définir les durées applicables à chaque catégorie. Lorsqu'une donnée n'est plus nécessaire, elle doit être supprimée, anonymisée, ou archivée avec accès limité lorsqu'une obligation impose sa conservation.
30. Droits des personnes
Selon les conditions prévues par le RGPD, une personne peut notamment demander l'accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, la portabilité, s'opposer à certains traitements, ou retirer son consentement lorsqu'un traitement repose sur le consentement.
Le retrait d'un consentement n'annule pas les traitements déjà réalisés légalement avant son retrait.
Une demande d'exercice de droit reçoit normalement une réponse dans un délai d'un mois, avec prolongation possible dans certaines situations complexes.
Demandes : privacy@sankofagroup.be
31. Rectification et traçabilité
Le droit à la rectification ne signifie pas nécessairement qu'un ancien événement de traçabilité doit disparaître.
Par exemple, un poids enregistré à 324 kg puis corrigé à 322 kg : Sankofa peut conserver la trace de la correction lorsque cela est nécessaire à l'intégrité du dossier, au respect d'une obligation ou à la preuve d'une opération.
32. Réclamation RGPD
Une personne qui estime que ses droits ne sont pas respectés peut contacter Sankofa à l'adresse privacy@sankofagroup.be.
Elle conserve également le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente, notamment en Belgique l'Autorité de protection des données (APD).
33. Cookies et technologies similaires
Sankofa OS peut utiliser des cookies ou technologies similaires.
Cookies strictement nécessaires. Ils peuvent notamment servir à maintenir une session sécurisée, authentifier l'utilisateur, protéger l'application, conserver temporairement un panier et conserver certaines préférences nécessaires. Ils ne nécessitent pas de consentement lorsqu'ils sont réellement indispensables au service demandé, mais l'utilisateur doit être informé de leur utilisation.
Cookies non nécessaires. Les cookies servant par exemple à certaines mesures d'audience, personnalisations non indispensables, campagnes marketing ou intégrations de réseaux sociaux ne doivent être activés qu'après un consentement valable lorsque celui-ci est requis.
34. Bannière cookies
La bannière doit présenter au même niveau des choix clairs : tout accepter, tout refuser, personnaliser. Le refus ne doit pas être volontairement rendu moins visible.
Un consentement aux cookies non nécessaires doit être préalable, libre, spécifique, éclairé, actif et révocable. Continuer simplement à naviguer ou accepter les CGU ne suffit pas.
35. Retrait du consentement cookies
Le choix doit pouvoir être modifié facilement à tout moment, par exemple via « Paramètres des cookies » présent dans le pied de page ou les réglages de l'application.
Retirer le consentement doit être aussi simple que le donner.
36. Communications
Certaines communications sont nécessaires au fonctionnement de la plateforme : code SMS, confirmation de compte, confirmation de collecte, changement de statut d'une commande, notification de livraison, document disponible, alerte de sécurité.
Ces communications opérationnelles doivent être distinguées des communications commerciales facultatives.
37. Interdictions
Il est notamment interdit :
- de fournir volontairement de fausses informations ;
- de falsifier une pesée ;
- de falsifier un document ;
- de modifier un QR code pour tromper sur une origine ;
- de déclarer un paiement fictif ;
- de manipuler un prix ;
- de contourner les permissions ;
- d'introduire un programme malveillant ;
- de perturber volontairement le service ;
- d'utiliser les données d'un autre utilisateur à des fins étrangères au service ;
- d'extraire massivement les données sans autorisation.
38. Documents transmis
L'utilisateur doit disposer du droit de transmettre les documents, photographies ou données qu'il dépose sur Sankofa OS.
Il reste notamment responsable de ne pas transmettre inutilement des documents privés sans rapport avec l'opération, des données personnelles excessives, du contenu illicite ou des fichiers malveillants.
39. Propriété intellectuelle
Sauf indication contraire, Sankofa conserve les droits sur Sankofa OS, son design, sa structure, son code, ses marques, ses textes et éléments graphiques propres.
Les informations fournies par les utilisateurs restent leurs données ou celles de leur organisation selon leur nature. L'utilisateur accorde seulement à Sankofa les droits nécessaires pour stocker, traiter et utiliser ces contenus afin de fournir le service et exécuter les opérations autorisées.
40. Disponibilité
Sankofa cherche à maintenir le service disponible et sécurisé. Il peut cependant être temporairement indisponible en raison notamment de maintenance, panne, mise à jour, incident réseau, incident d'un prestataire ou mesure de sécurité.
Sankofa ne garantit pas une disponibilité absolument permanente.
41. Connexion faible et synchronisation
Certaines fonctions peuvent à terme permettre un enregistrement temporaire hors ligne ou avec connexion faible. Dans ce cas, Sankofa OS doit clairement indiquer si une opération est enregistrée localement ou si elle a effectivement été synchronisée avec le serveur.
Un utilisateur ne doit pas être induit en erreur sur l'état réel d'une opération.
42. Suspension d'un compte
Sankofa peut suspendre un compte notamment en cas de suspicion de fraude, violation grave des présentes CGU, accès non autorisé, falsification, obligation légale ou risque important pour la sécurité.
Lorsque la situation le permet, l'utilisateur est informé de la raison et des possibilités de régularisation.
43. Fermeture du compte
La fermeture d'un compte ne provoque pas nécessairement l'effacement immédiat de toutes les données. Certaines informations peuvent devoir être conservées notamment pour la facturation, la comptabilité, la traçabilité, la preuve, les litiges ou les obligations réglementaires.
L'accès normal au compte peut toutefois être désactivé.
44. Différence entre statut informatique et contrat
Un statut affiché dans Sankofa OS doit être compris selon sa définition métier.
Par exemple, « Sankofa est intéressé » ne signifie pas nécessairement « Sankofa a juridiquement acheté le produit ». De même, « Commande reçue » peut être différent de « Commande définitivement acceptée ».
Les conditions contractuelles applicables à chaque opération restent déterminées par les CGV, contrats ou accords correspondants.
45. Modification des CGU
Sankofa peut mettre à jour les présentes CGU en raison notamment d'une nouvelle fonction, d'une évolution réglementaire, d'une évolution de sécurité ou d'une évolution importante de la plateforme.
Les modifications importantes doivent être portées à la connaissance des utilisateurs. Lorsqu'une nouvelle acceptation est nécessaire, Sankofa OS doit la demander explicitement et conserver la version acceptée.
46. Droit applicable
Les présentes CGU sont soumises au droit belge, sous réserve des règles impératives qui pourraient s'appliquer à une situation déterminée.
Les contrats spécifiques conclus avec des Producteurs, Relais, Torréfacteurs, Fournisseurs ou Clients peuvent prévoir des règles complémentaires adaptées au pays et à l'opération concernée.
47. Règlement des difficultés
Avant une procédure judiciaire, les parties sont encouragées à rechercher une résolution amiable lorsque cela est raisonnablement possible.
Les tribunaux compétents sont déterminés conformément aux règles applicables.
48. Documents qui complètent les présentes CGU
Les CGU doivent être accessibles avec les Mentions légales, la Politique de confidentialité, la Politique cookies et les Conditions générales de vente du Comptoir.
Et, selon les profils : Contrat Producteur, Contrat Relais / Centre Relais, Contrat Torréfacteur / Transformateur, Contrat Fournisseur, Conditions Client professionnel.
En cas de contradiction sur une opération commerciale précise, le contrat particulier signé pour cette opération peut prévaloir selon les conditions qui y sont prévues.